Términos y Condiciones de uso de Cachicamo RH

Última actualización: 7 de octubre de 2026

1. Aceptación de los Términos

Al utilizar Cachicamo RH (en adelante, "el Sistema"), desarrollado y operado por KF Innovations Software C.A. – RIF: J-50392719-4 (en adelante, "la Empresa"), usted acepta estos Términos. Si no está de acuerdo, absténgase de usarlo.

La aceptación se perfecciona por medios electrónicos —el registro de la cuenta, el acceso y uso del Sistema o el pago de un plan— y las partes reconocen expresamente que esa manifestación de voluntad y las comunicaciones intercambiadas por correo electrónico u otros mensajes de datos tienen plena validez legal, equivalente a la firma autógrafa.

Cuando el Sistema se usa para una empresa, quien la registra declara tener facultades para obligarla. En estos Términos, "el usuario" es la empresa o persona que lleva su nómina en el Sistema, y "los trabajadores" son las personas cuyos datos el usuario carga en él.

DECLARACIÓN FUNDAMENTAL: EL PATRONO SIGUE SIENDO EL ÚNICO OBLIGADO

Cachicamo RH es una herramienta de cálculo y registro. KF Innovations Software C.A. no es patrono de los trabajadores del usuario, no asume ninguna de sus obligaciones laborales ni de seguridad social, no actúa como agente de retención y no presta asesoría legal, laboral, tributaria ni contable. El usuario, en su condición de patrono, sigue siendo el único obligado frente a sus trabajadores, el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES), el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), la Inspectoría del Trabajo y cualquier otra autoridad. Toda nómina, liquidación, comprobante, declaración o archivo que produzca el Sistema es una propuesta de cálculo que el usuario revisa y aprueba bajo su exclusiva responsabilidad antes de pagarla, entregarla o presentarla.

2. Descripción del Servicio

Cachicamo RH es un sistema para llevar el personal y la nómina de una empresa conforme a la legislación laboral venezolana. Permite, entre otras funciones:

• Registrar empresas, trabajadores, contratos, salarios y conceptos fijos
• Registrar asistencia, horas extraordinarias, faltas, permisos, reposos y vacaciones
• Calcular nóminas por calendarios de pago, con sus recibos y reportes
• Calcular cotizaciones y aportes al Seguro Social, al Régimen Prestacional de Empleo, al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, al INCES y la contribución especial para la protección de las pensiones
• Calcular retenciones de impuesto sobre la renta a partir de la declaración AR-I de cada trabajador, emitir comprobantes AR-C y generar el archivo de retenciones para el SENIAT
• Calcular utilidades, vacaciones, bono vacacional, garantía de prestaciones sociales con sus intereses y liquidaciones por terminación de la relación de trabajo
• Generar archivos de pago de nómina en los formatos de los bancos y archivos para entes como BANAVIH
• Ordenar pagos de nómina a través de los bancos con los que el usuario conecte expresamente su cuenta

Versión beta

El Sistema se ofrece en versión beta: está en desarrollo activo, sus funciones pueden cambiar, ampliarse o retirarse, y puede contener errores de cálculo o de funcionamiento. Por eso el usuario se obliga a revisar cada resultado antes de pagarlo o presentarlo, conforme a la sección 4, y a notificar cualquier diferencia que detecte.

Durante la versión beta el uso del Sistema es gratuito hasta el 1 de enero de 2027. A partir de esa fecha el uso del Sistema tendrá costo, conforme a los planes y condiciones que la Empresa publique en su sitio web oficial y comunique a los usuarios con antelación. El usuario que no contrate un plan conserva el acceso en modo de sólo lectura y puede exportar su información conforme a la sección 7.

Licencia de uso

El usuario recibe una licencia de uso no exclusiva e intransferible sobre el Sistema, limitada a la gestión de su propio personal. La licencia está supeditada a la vigencia del servicio y, una vez concluida la versión beta gratuita, al cumplimiento de las obligaciones de pago: terminado el servicio por cualquier causa, la licencia queda revocada de pleno derecho.

3. Uso Aceptable

El Sistema está limitado a la gestión legítima de relaciones de trabajo. El usuario acepta no utilizarlo para:

• Realizar actividades ilegales o fraudulentas
• Simular relaciones de trabajo, salarios o pagos inexistentes, o alterar registros laborales para perjudicar a un trabajador o a un ente público
• Cargar datos de personas sin tener una base legítima para tratarlos
• Distribuir malware, sondear la seguridad del Sistema o realizar actividades que puedan dañarlo
• Compartir credenciales o dar acceso a personas no autorizadas por el usuario

4. Responsabilidades del Usuario como Patrono

Revisión y aprobación

El usuario revisa y aprueba cada nómina, liquidación, comprobante, declaración y archivo antes de pagarlo, entregarlo o presentarlo. La aprobación dentro del Sistema es un acto del usuario: lo que aprueba lo hace suyo, con los efectos que la ley le atribuye como patrono.

Obligaciones que siguen siendo del usuario

Corresponde exclusivamente al usuario, entre otras obligaciones:

• Entregar a cada trabajador su recibo de pago con el detalle de lo pagado y de las deducciones, conforme al Artículo 106 de la Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (LOTTT)
• Pagar el salario en moneda de curso legal, conforme al Artículo 123 de la LOTTT
• Llevar los registros que la ley le exige, como el de horas extraordinarias (Artículo 183 de la LOTTT) y el de vacaciones (Artículo 203 de la LOTTT)
• Retener y enterar las cotizaciones del Seguro Social (Artículo 63 de la Ley del Seguro Social), del Régimen Prestacional de Empleo (Artículo 47 de la Ley del Régimen Prestacional de Empleo) y del ahorro obligatorio para la vivienda (Artículo 31 de la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat), dentro de los plazos legales
• Pagar el aporte al INCES (Artículo 49 de la Ley del INCES) y declarar y pagar la contribución especial para la protección de las pensiones (Artículos 6 y 9 de la Ley de Protección de las Pensiones de Seguridad Social)
• Otorgar el beneficio de alimentación conforme al Artículo 2 de la Ley del Cestaticket Socialista
• Practicar y enterar las retenciones de impuesto sobre la renta y entregar los comprobantes de retención, como agente de retención en su condición de pagador (Artículos 1 y 24 del Decreto 1.808)
• Presentar declaraciones, planillas y archivos ante cada ente, y cumplir los requerimientos de la Inspectoría del Trabajo y demás autoridades
• Consultar a su asesor laboral, tributario o contable cuando un caso no esté claro

Exactitud de los datos

Los resultados del Sistema dependen por completo de los datos que el usuario carga y aprueba: salarios, fechas de ingreso y egreso, jornadas, asistencia, ausencias, reposos, conceptos, declaraciones AR-I, tasas de cambio aplicadas y cualquier otro dato. El usuario es responsable de que esos datos sean exactos, completos y estén al día. La Empresa no verifica esos datos y no responde por resultados que deriven de datos inexactos, incompletos o cargados fuera de tiempo.

Las incidencias de un período —horas extraordinarias, faltas, reposos y vacaciones— sólo entran en el cálculo si están cargadas y aprobadas antes de calcular la nómina.

La información de la declaración AR-I la suministra cada trabajador a su pagador, conforme al Artículo 4 del Decreto 1.808. El Sistema calcula la retención con lo que el usuario cargue de esa declaración; revisarla y notificar al trabajador los errores que observe es deber del usuario como agente de retención.

Otras responsabilidades

El usuario es además responsable de:

• Mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, que son personales e intransferibles, y de las credenciales de banca que conecte al Sistema
• Asignar a cada persona que use su cuenta sólo el rol y los permisos que necesita, y retirarlos cuando deje de necesitarlos
• Notificar de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta
• Mantener actualizados sus datos de contacto en el Sistema
• Contar con un medio alternativo para calcular y pagar su nómina durante fallas prolongadas del Sistema
• Notificar incidencias técnicas dentro de las 24 horas desde su detección
• Revisar periódicamente los canales de información y notificaciones oficiales

5. Tasa de Cambio y Salarios Pactados en Divisa

Cuando un salario, concepto o beneficio se pacta en moneda extranjera, el Sistema lo convierte a bolívares con la tasa oficial publicada por el Banco Central de Venezuela (BCV). El criterio general es el del Artículo 128 de la Ley del Banco Central de Venezuela: los pagos estipulados en moneda extranjera se cancelan, salvo convención especial, con la entrega de lo equivalente en moneda de curso legal al tipo de cambio corriente en el lugar de la fecha de pago.

El Sistema toma la tasa publicada que corresponde a la fecha que el usuario indica para cada pago. El usuario es responsable de que esa fecha sea la del pago efectivo, de revisar la tasa aplicada antes de aprobar y de cualquier convención especial pactada con sus trabajadores que el Sistema no refleje. La Empresa no responde por errores, retrasos o cambios en la publicación de la tasa por parte del BCV.

6. Datos Personales de los Trabajadores

Papel de cada parte

Para prestar el servicio, el usuario carga en el Sistema datos personales de sus trabajadores y de sus familiares, algunos de ellos sensibles: cédula de identidad, RIF, fecha de nacimiento, dirección, salario y demás remuneraciones, cuentas bancarias, cargas familiares, ausencias, reposos médicos y licencias, y declaraciones de impuesto sobre la renta.

El usuario es el responsable de esos datos: decide cuáles carga, para qué y por cuánto tiempo. La Empresa los trata por cuenta del usuario y únicamente para prestar el servicio descrito en la sección 2, siguiendo sus instrucciones dadas a través del Sistema.

Obligaciones del usuario

El usuario declara y garantiza que:

• Tiene una base legítima para tratar los datos de sus trabajadores y de sus familiares, derivada de la relación de trabajo y de las obligaciones legales que ésta le impone
• Informa a sus trabajadores de que sus datos se registran y procesan en un sistema de un tercero para llevar la nómina, y atiende sus solicitudes de acceso, rectificación y actualización, conforme al derecho de acceso a la información y a los datos personales (habeas data) que reconoce la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
• Carga sólo los datos necesarios para la gestión laboral y los mantiene exactos y actualizados

Compromisos de la Empresa

La Empresa se compromete a:

• Usar los datos sólo para prestar el servicio, sin venderlos, cederlos ni usarlos con fines publicitarios o comerciales propios
• Mantenerlos bajo confidencialidad, obligación que se extiende a su personal y a sus proveedores, y que subsiste después de terminado el servicio
• Aplicar medidas técnicas y organizativas razonables de seguridad, entre ellas cifrado de las comunicaciones, verificación en dos pasos y acceso por roles dentro de cada cuenta
• Recurrir sólo a proveedores de infraestructura y servicios que ofrezcan garantías de seguridad y confidencialidad adecuadas, y a los bancos o entes que el propio usuario active, en la medida necesaria para la función que éste solicita
• Notificar al usuario, sin demora injustificada, cualquier incidente de seguridad que afecte los datos de su cuenta, para que éste pueda informar a los trabajadores afectados

Acceso por soporte técnico

El personal autorizado de la Empresa podrá acceder a la cuenta del usuario únicamente para atender una solicitud de soporte, diagnosticar una incidencia o ejecutar tareas de mantenimiento o migración necesarias para la prestación del servicio. Estos accesos se limitan a lo necesario para resolver el caso y no permiten aprobar nóminas, liquidaciones ni pagos.

Requerimientos de autoridad

La Empresa sólo suministrará información de una cuenta a una autoridad competente que la requiera por escrito y de forma motivada, en ejercicio de sus facultades legales, y limitada a los hechos objeto de su actuación. Fuera de ese supuesto no entrega información de un usuario ni de sus trabajadores a ningún particular, ni a otro usuario. El requerimiento recibido será notificado al usuario, salvo cuando la ley o la propia autoridad lo prohíban de forma motivada.

7. Conservación de Documentos y Disponibilidad del Servicio

La ley impone al patrono deberes de documentación que el Sistema facilita pero no sustituye: entregar recibo de pago en cada pago (Artículo 106 de la LOTTT), llevar los registros de horas extraordinarias y de vacaciones (Artículos 183 y 203) y conservar el contrato de trabajo hasta que prescriban las acciones derivadas de la relación (Artículo 59). Las acciones por prestaciones sociales prescriben a los diez años y las demás acciones derivadas de la relación de trabajo a los cinco años, contados desde la terminación de los servicios (Artículo 51).

Por eso el usuario debe descargar y guardar por sus propios medios los recibos, comprobantes, liquidaciones, reportes y archivos que necesite conservar o exhibir, durante los lapsos que la ley le exige. El Sistema no es el archivo legal del usuario.

La Empresa ejecuta respaldos diarios y conserva los datos de la cuenta mientras ésta exista. Terminado el servicio por cualquier causa, el usuario conserva el acceso en modo de sólo lectura para consultar y descargar su información y puede solicitar por escrito la entrega de una exportación de sus datos. Una vez entregada, el usuario puede pedir su eliminación, salvo lo que la Empresa deba conservar por mandato legal o requerimiento de autoridad.

La Empresa procura que el Sistema esté disponible de forma continua, pero no garantiza un servicio ininterrumpido ni libre de errores. No se garantizan respaldos de información en un período menor a 36 horas desde la incidencia.

8. Archivos de Pago, Archivos para Entes y Pagos por Banco

El Sistema genera archivos de pago de nómina en los formatos de distintos bancos y archivos para entes como BANAVIH y el SENIAT. El usuario revisa cada archivo antes de cargarlo en su banco o en el portal del ente, y es quien lo carga, lo confirma y lo presenta.

La Empresa no ejecuta pagos ni presenta declaraciones en nombre del usuario, salvo cuando éste activa expresamente una integración con su banco y ordena el pago desde el Sistema. En ese caso:

• El usuario conecta su cuenta con sus propias credenciales de banca, revisa el lote y confirma cada orden de pago; nada se paga sin esa confirmación
• El banco es quien ejecuta, rechaza o deja en duda cada transferencia, según sus propias reglas, horarios y límites
• El usuario verifica el resultado contra el estado de cuenta de su banco y resuelve con éste los pagos rechazados o en duda

La Empresa no responde por rechazos, demoras, devoluciones, comisiones ni errores atribuibles a bancos, entes públicos, sus portales o sus cambios de formato, ni por archivos cargados o pagos confirmados sin la revisión del usuario.

9. Cambios Normativos

Cuando cambien el salario mínimo, el monto del beneficio de alimentación, las tasas de cotización o de contribución, la unidad tributaria, la tarifa del impuesto sobre la renta u otra norma que afecte los cálculos, la Empresa actualizará el Sistema en un plazo razonable desde su publicación oficial, salvo que la propia norma exija un plazo menor. Mientras tanto, y también después, el usuario verifica que los valores aplicados en cada cálculo sean los vigentes para el período que liquida.

La Empresa pone a disposición del usuario las funcionalidades actualizadas; corresponde al usuario adaptar sus procesos internos a las nuevas disposiciones.

10. Limitación de Responsabilidad

En la máxima medida permitida por la legislación aplicable:

1. Exclusión de daños indirectos y lucro cesante: La Empresa no será responsable en ningún caso por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes, incluyendo, sin limitación, lucro cesante, pérdidas de ingresos, interrupción de la actividad económica o pérdida de oportunidades de negocio derivados del uso o la imposibilidad de uso del Sistema.
2. Exclusiones laborales y tributarias: La Empresa no asume responsabilidad por diferencias salariales, prestaciones, indemnizaciones, intereses de mora, cotizaciones, aportes, contribuciones, retenciones, multas, recargos o sanciones que se reclamen al usuario, que son obligaciones propias de éste como patrono y agente de retención, ni por resultados que el usuario haya aprobado, pagado o presentado sin revisarlos.
3. Exclusiones operativas: La Empresa no asume responsabilidad por fallas en el suministro eléctrico, caídas en la conexión a internet, hardware defectuoso, virus informáticos o configuraciones locales del usuario; por pérdidas derivadas de notificaciones no leídas o remitidas a datos de contacto desactualizados; ni por interrupciones derivadas de mantenimientos comunicados conforme a la sección 11.
4. Tope máximo de responsabilidad por daños directos: Para el caso de daños directos demostrables imputables exclusivamente a culpa directa de la Empresa, su responsabilidad total y acumulada frente al usuario no excederá del monto efectivamente pagado por el usuario por el servicio durante el último año calendario anterior al hecho que originó la reclamación. Durante el uso gratuito, ese monto es cero.
5. Salvedad legal: Nada de lo dispuesto en estos Términos limitará o excluirá la responsabilidad que no pueda ser válidamente limitada o excluida conforme a la ley imperativa aplicable en caso de dolo o culpa grave judicialmente declarada.

11. Mantenimiento y Soporte

La Empresa realizará mantenimientos técnicos programados preferentemente en horarios no laborables (entre 7:00 PM y 5:00 AM, hora de Venezuela, de lunes a viernes, o fines de semana), notificados con al menos 24 horas de anticipación mediante mensaje en el Sistema o en los canales oficiales. Esta notificación previa no aplica a los mantenimientos de emergencia requeridos por fallas críticas o de seguridad, en cuyo caso la Empresa hará los esfuerzos técnicamente razonables para avisar.

El soporte técnico se proporciona dentro de límites razonables en días y horas de oficina hábiles de Venezuela (lunes a viernes de 8:00 AM a 5:00 PM). Fuera de ese horario el soporte será limitado o nulo. El soporte resuelve dudas sobre el uso del Sistema; no comprende asesoría legal, laboral, tributaria ni contable.

12. Suspensión y Terminación del Servicio

La Empresa se reserva el derecho de suspender o terminar el acceso al Sistema en cualquier momento, sin previo aviso, si:

• Concluida la versión beta gratuita, no se realiza el pago del plan contratado
• Se utiliza el Sistema para actividades ilegales o fraudulentas, o en contra de la sección 3
• Se comparten credenciales con terceros no autorizados
• Se realizan intentos de ingeniería inversa o ataques al Sistema

El usuario puede dejar de usar el Sistema en cualquier momento. Terminado el servicio, rige lo dispuesto en la sección 7 sobre acceso de sólo lectura y entrega de los datos, y no se reembolsan los montos pagados por períodos no utilizados. En caso de uso ilícito o fraudulento la terminación es inmediata y los hechos serán denunciados ante las autoridades competentes.

13. Acuerdo Único, Vigencia y Modificaciones

Estos Términos y Condiciones, en la versión publicada en https://docs-rh.cachicamo.app/tos, constituyen el acuerdo entre el usuario y la Empresa sobre el uso de Cachicamo RH. El uso de otros productos de la suite Cachicamo se rige por sus propios términos.

La Empresa se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado a los usuarios a través del Sistema o por correo electrónico. El uso continuado del Sistema después de dichas modificaciones constituirá su aceptación.

14. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República Bolivariana de Venezuela.

En caso de cualquier discrepancia, controversia o reclamación derivada de estos Términos o del uso del Sistema, las partes se comprometen a procurar en primera instancia una solución amistosa mediante notificación por escrito y negociación directa por un lapso no menor de quince (15) días continuos.

De no alcanzarse un acuerdo transcurrido dicho lapso, las partes acuerdan las siguientes vías de resolución según la naturaleza y cuantía del asunto:

1. Tribunales Ordinarios: Para acciones de cobro de montos adeudados, solicitudes de medidas cautelares o preventivas urgentes, y cualquier reclamación cuya cuantía sea inferior al equivalente en bolívares a cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (5.000,00 USD) calculados a la tasa oficial del Banco Central de Venezuela a la fecha de interposición, las partes eligen como domicilio especial, exclusivo y excluyente la jurisdicción de los Tribunales competentes del Área Metropolitana de Caracas, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de su domicilio.
2. Arbitraje Institucional: Cualquier otra disputa, controversia o reclamación que supere la cuantía indicada, o que verse sobre la validez, interpretación, infracción de propiedad intelectual (sección 15) o incumplimiento de cláusulas de confidencialidad y no contratación (sección 16), se resolverá definitivamente mediante arbitraje de Derecho de árbitro único administrado por el Centro Empresarial de Conciliación y Arbitraje (CEDCA), de conformidad con su Reglamento, en la ciudad de Caracas, Venezuela.

Lo dispuesto en esta sección rige únicamente la relación entre el usuario y la Empresa. Las controversias entre el usuario y sus trabajadores, o entre el usuario y los entes públicos, se rigen por la legislación laboral, de seguridad social y tributaria, y no involucran a la Empresa.

15. Protección de Propiedad Intelectual

El usuario respalda y garantiza que no violará la propiedad intelectual o cualquier otro derecho de propiedad de la Empresa. El usuario no tiene derecho, título, control o interés en la propiedad intelectual de la Empresa, y no podrá copiar, modificar o traducir el Sistema ni su documentación. Los datos que el usuario carga en el Sistema son del usuario.

16. Prohibición de Contratación de Personal

El usuario se obliga a no contratar, directa o indirectamente, a empleados, colaboradores o contratistas de la Empresa que hayan tenido acceso a información confidencial o crítica del Sistema durante la vigencia del servicio y hasta 12 meses después de su terminación, salvo autorización escrita de la Empresa, o cuando la relación del empleado con la Empresa haya terminado al menos 12 meses antes, o cuando éste no haya tenido acceso a información sensible.

El incumplimiento obliga al usuario a resarcir los daños directos demostrables y, si se prueba acceso o filtración de información crítica o confidencial, una indemnización adicional equivalente a 12 meses de salario base y beneficios del empleado contratado. Antes de aplicar cualquier sanción, las partes acudirán a una auditoría neutral y dispondrán de 15 días hábiles para resolver la controversia de forma amistosa.

17. Contacto

Para cualquier pregunta o consulta relacionada con estos Términos, puede contactarnos a través de:

E-Mail: [email protected] Teléfono: +58-4144741641